Der Weg zur Zertifizierung ist für verschiedene Dienstleistungen, wie die Zertifizierung von Managementsystemen oder Produkten, leicht unterschiedlich. Um Sie durch den Prozess zu führen, haben wir ein Managementsystem als Beispiel gewählt.

Wie bereite ich mich auf eine akkreditierte Zertifizierung vor?

Nachdem Sie sich für das Managementsystem entschieden haben, das Sie einführen möchten, gibt es einige Schritte, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Diese einfachen Tipps haben sich für Unternehmen, die eine Zertifizierung anstreben, als sehr wertvoll erwiesen. 

Behalten Sie diese Tipps im Hinterkopf, wenn Sie sich auf den Weg machen:

• Machen Sie sich mit dem Konzept und den Ideen des Standards vertraut.
• Auf dieser Basis sollten Sie entscheiden, ob die Einführung des Standards für Ihr Unternehmen wirklich Sinn macht. Nutzen Sie dann den Standard als Vorlage, um Ihr eigenes System zu definieren.
• Werden Sie sich darüber klar, welche Einsatzmöglichkeiten es für den Standard in Ihrem Unternehmen gibt und welche Auswirkungen er haben kann.
• Nutzen Sie den Standard wie ein Werkzeug, um sich zu verbessern.
• Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Risiken und die Prozesse, die Ihr Unternehmen dabei beeinflussen, seine Geschäftsstrategie umzusetzen.
• Suchen Sie Ihren Partner für die Zertifizierung sorgfältig aus.

Welche Schritte sollten Sie befolgen?

Hier finden Sie 10 generelle Schritte, die Sie beachten sollten, wenn Sie sich auf den Weg hin zu Ihrer Zertifizierung machen:

1. Besorgen Sie sich eine aktuelle Version Ihres Standards: Lesen Sie den Standard und machen Sie sich mit den Anforderungen vertraut. Dann sollten Sie entscheiden, ob die Zertifizierung für Ihre Organisation wirklich Sinn macht.
2. Werten Sie Literatur und Software aus: Es gibt eine Vielzahl von Informationen, die Ihnen Hilfestellung bieten, den Standard zu verstehen und zu implementieren. Beachten Sie auch, dass für einige Normen Richtlinien entwickelt wurden, wie die Anforderungen innerhalb einer Organisation umgesetzt werden können (z. B. ISO/TS 9002 für ISO 9001 und ISO 14004 für ISO 14001). Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu recherchieren, was verfügbar ist, und zu ermitteln, was für Ihren Umsetzungsprozess hilfreich sein könnte. 
3. Team und Strategie sind entscheidend: Die Einführung eines Managementsystems muss eine strategische Entscheidung der gesamten Organisation sein. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die oberste Führungsebene in den Entscheidungs- und Erstellungsprozess einbezogen wird. Sie bestimmen die Geschäftsstrategie, die ein effizientes Managementsystem unterstützen soll. Darüber hinaus benötigen Sie ein engagiertes Team, das Ihr Managementsystem entwickelt und einführt.
4. Ermitteln Sie Ihren Trainingsbedarf: Die Mitglieder Ihres Teams sind verantwortlich dafür, Ihr Managementsystem zu implementieren und zu pflegen. Deshalb sollten Sie mit allen Details der angewandten Standards vertraut sein. Überprüfen Sie, ob Ihre Teammitglieder den Anforderungen entsprechend ausgebildet sind. Ihr Team muss über die gesamten Details des anzuwendenden Standards informiert sein. DNV bietet dazu Trainingskurse an. Weitere Infos finden Sie hier.
5. Überprüfen Sie Optionen, die Ihnen Berater aufzeigen: Unabhängige Berater können Ihnen dabei helfen, einen praktikablen und kosteneffizienten strategischen Plan für die Implementierung zu entwickeln.
6. Entscheiden Sie sich für eine geeignete Plattform für die Dokumentation Ihres Managementsystems (z. B. spezifische Software, prozesslandkartenbasiert, sharepoint-basiert): Die richtige Plattform ist wichtig, um eine effektive Verwaltung, Kommunikation und Umsetzung zu gewährleisten. Ihr Managementsystem sollte die Richtlinien und Abläufe Ihres Unternehmens beschreiben. Die Dokumentation umfasst relevante Prozesse und andere dokumentierte Informationen, die Sie bei der Erreichung Ihrer beabsichtigten Ergebnisse und der Anforderungen der geltenden Norm unterstützen.  
7. Bestimmen, verwalten und dokumentieren Sie Ihre Prozesse: Ein wichtiger Schritt beim Aufbau Ihres Managementsystems ist die Festlegung der erforderlichen Prozesse und ihrer Wechselwirkungen in Übereinstimmung mit Ihrer Politik, Strategie und Ihren Zielen. Diese Prozesse sollten Bereiche abdecken wie:
   - Realisierung von Produkten und Dienstleistungen (operative Prozesse)
   - Erfüllung der relevanten Bedürfnisse und Erwartungen von Kunden und anderen Interessengruppen
   - Managementprozesse, einschließlich Messung, Analyse, Verbesserung und Innovation
8. Implementieren Sie Ihr Managementsystem: Gute Kommunikation und gründliches Training ist der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung. Während der Implementierungsphase arbeitet Ihr Unternehmen bereits nach den Abläufen, die entwickelt wurden, um die Effizienz des Managementsystems aufzuzeigen und zu dokumentieren.
9. Überlegen Sie, ob Sie ein Pre-Assessment (Vor-Audit) durchführen: Sie können sich für eine Vorabbewertung der Einführung Ihres Managementsystems durch eine Zertifizierungsstelle entscheiden. Ziel ist es, Bereiche mit Abweichungen oder Schwachstellen zu identifizieren und Ihnen die Möglichkeit zu geben, diese Bereiche zu korrigieren, bevor Sie den akkreditierten Zertifizierungsprozess beginnen. Eine Nichtkonformität bedeutet, dass ein bestimmter Bereich Ihres Managementsystems nicht mit den Anforderungen der Norm übereinstimmt.
10. Wählen Sie Ihre Zertifizierungsgesellschaft aus: Sobald Sie Ihre Zertifizierung erhalten, wird die Geschäftsbeziehung mit Ihrem Zertifizierer in der Regel für viele Jahre Bestand haben, da Ihr Zertifikat aufrecht erhalten werden muss. Um ein effizientes Managementsystem zu haben, ist eine kontinuierliche Verbesserung der Schlüssel. DNV unterstützt Sie auf dem Weg zur Zertifizierung mit einem partnerschaftlichen Ansatz, risikobasierten Audits und digitalen Tools, die Effizienz und Verbesserung fördern. Für Topmanager bedeutet das zusätzliches, wertvolles Wissen darüber, wie das Unternehmen am besten seine strategischen Ziele erreicht. In einer Zeit, in der eine Null-Fehler-Toleranz vorherrscht, ist es deshalb äußerst wichtig, einen anerkannten Zertifizierer auszuwählen.

Wenn Sie Ihr Managementsystem implementiert, es für die Zertifizierung vorbereitet und Ihre Zertifizierungsgesellschaft gewählt haben, sind Sie bereit für die akkreditierte Zertifizierung.